結婚

遠方から結婚式に来てくれる方のホテル手配と支払いの方法

どうも、りぃこ(@yomeblo)です(^^)/

自分達の結婚式準備の中で結構大変だったのが、遠方からのゲストのホテル手配でした。結婚式当日にどうやって会場に来て、結婚式後はどのような動きになるのかを確認しないといけなかったのでゲストが多いほど大変なんです。

 

遠方からのゲストは宿泊するのか日帰りするのか、お車代はお渡しするか宿泊の手配だけなのかということもありますし、遠方のゲストが宿泊する場合どのような手配が必要かまとめておきます。

・結婚式で宿泊の手配はいつからすれば良いの?

・宿泊代ってどうなるの?

・ホテルを手配する際のポイントは?

・心使いはホテル手配だけで大丈夫?

こんな疑問を持って結婚式準備をしている方は、私の経験談をもって解決できるような内容になっています。

りぃこ
りぃこ
他の人はどのような準備をしているの~って人は見てみてね♪

ホテルの手配は早めがお得

ホテルの準備は、結婚式の出席者が確定した段階で早めに手配するのが良いです。出席者がしっかり固まるのは、招待状の返信が揃ってからなのですがそれが式の2か月前くらいです。

このタイミングからホテルの手配が必要かを確認しだすと少し遅いので、招待状を発送する前に結婚式に呼びたい人に連絡をすると思うのですが、この段階で聞いておくと確実です。

招待状連絡の質問事項

・フルネーム(漢字とひらがな)

・住所

・送迎バスの使用

・ホテル手配(有/無)

こんな感じで聞いておくと集計がしやすいです!

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近くで大きなイベントがないかを確認

ホテルを手配するときに、結婚式当日に近くで何か大きなイベントがないかを確認しておくと安心です。

季節的にもよりますが、近隣大学の入学式・卒業式、センター試験や入学試験がある日は、遠方から泊りがけで来られる場合があるので早めにホテルの空きを確認しておきましょう。

 

他には大きなコンサートやマラソン大会、スポーツイベントなどと重なっている場合は要注意!前々から決まっているイベントの場合は、イベント参加者も早くからホテルの予約をしている場合があるので確認しておいた方が良いと思います。

遅くとも結婚式2か月前までに予約を

ホテル手配は遅くとも2か月前までには予約をして、宿泊者に連絡しておいた方が良いです。ホテル手配希望の方の招待状が返ってきたら、すぐに手配という感じです。

2か月前以降になると希望のホテルが取れなくなったりして、上手く手配が出来ないとこがありますし、早めに予約をすると早割とかで通常料金よりも安くなることが多いです。

 

自分の時も、宿泊するゲストが固まり次第ネットで早めに予約しました。ポイントをためているサイトがあれば、そのサイトでまとめて予約するとさらにお得ですよ♪

我が家は楽天トラベルを使用しているので、楽天で一括予約しました。

宿泊代の支払いは新郎新婦が負担

宿泊の手配はするけど、この時の宿泊代ってだれが負担するのかな?って感じている方もいるかと思いますが、遠方からゲストを招待しているので宿泊代は新郎新婦が負担します。

ゲスト同士で格差が出来ないようにするためにも、少し気にかけた方が良いかなと感じたことがあるので紹介します。

お車代との兼ね合いを考える

宿泊代は基本的には全額負担するのですが、それプラスお車代の一部をお渡しするか、またはお車代はお渡しして宿泊代は負担してもらうということも考えられます。

どちらにしてもゲストに負担が小さい形で招待をしたいので、宿泊代の方が旅費よりも安ければお車代を全額お渡しして、ホテル代はゲストに負担していただくという形でも良いと思います。

 

負担額やお車代で格差ができないように気を付けると良いです。実際の金額をゲスト同士が知ることはないと思いますが、出来るだけ平等に。

関係が近い人同士でまとめて予約

関係が近い人は出来るだけ同じホテルでまとめて予約した方が良いです。やはりホテルによって多少なりとも価格の差が生まれてきますし、ホテルのグレードも変わってきます。

関係が近い人の中で数人だけ良いホテルで、他の人は普通のホテルってなるとなんだか気まずいですよねw

友達同士だとみんな同じホテルの方が楽しいですし気を遣わずに済みます。

 

新郎新婦としても支払いが1か所で良いので楽ですしね!ここでもお得をしたい私は楽天カードを使って楽天ポイントをちゃっかりためちゃいました。

ちょっとしたことですが、結婚式って大量にお金を使うのでなるべくポイントやマイルを貯めれるカードで支払うことをオススメします!

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その他に出来る心使い

宿泊に関して注意しておくことは以上で終わりなのですが、せっかくなのでゲストに出来る心使いで自分が気を付けたことを書きます。

りぃこ
りぃこ
今から準備する人に少しでも参考になれば良いなと思います。

引き出物は持ち運びに困らないもの

遠方からくる方は出来るだけ荷物が多くなってしまうと、帰りが大変なので引き出物は持ち運びに困らないものを選びました。

カタログギフトのように持ち運びに困らないものだと、新幹線や飛行機での移動でもかさばらずに良いのではないかなと思います。

あらかじめホテル手配やお車代の連絡をする

ホテルを手配した段階でホテルの場所やチェックインの時間などを伝えておきます。お車代をお渡しする場合も、心ばかりだけどお車代をお渡ししますねと伝えておくとゲストの方も安心して参加してくれると思います。

ヘアメイクの手配は必要か確認

自分達の結婚式をする会場が地元ではない遠方のゲストの方は、近くの美容室や着付が出来る場所がどこかわかりません。

結婚式場で列席美容をお願いするかを確認しておくと良いと思います。特に親戚の中には、せっかくの結婚式なので着物を着ようと考えてくれている方もいるかもしれません。

 

式場で着付やメイクをするか、ヘアセットをするかを確認して利用するようなら時間等をお伝えして当日困らないように段取りをしておくと完璧です。

まとめ

今回は結婚式に遠方からゲストが来てくれた時のホテル手配と支払い方についてでした。私が結婚式の準備で一番気を使ったのがゲストへのおもてなしです。

特に遠方から来られる方は、時間もお金も使って来てくださるので出来るだけのおもてなしをしたい。そう考えて結婚式準備をしているのは私だけではないと思います。

・ゲストのホテル手配は早めにすると早割になることも

・予約はネットで一括、支払いはカードで一括が一番お得

・ゲストへは事前に連絡することで安心感が生まれる

・ホテル以外にも出来る心使いを考えよう!

以上が今回のまとめです。

りぃこ
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ゲストに楽しんでもらうために出来る限りの心使いはしておくと自分も安心して本番にのぞめますよ!
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OLを経て晴れて結婚を機にブログを開始したアラサー女子! 夢は家事も仕事もこなすハイパープロ嫁。 結婚やライフスタイルや美容について発信していくと共に、自分の好きが沢山詰まったブログにしていきたいと思います! めざせアラサー必読の雑誌ブログ(^^)/

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